¿Sentiste alguna vez que no llegaste a cumplir tus objetivos del día, de la semana, o del fin de semana?
Los siguientes tips te pueden ayudar a evitar que eso suceda:
- Es importante tomarse los primeros 30 minutos del día para organizar tus tareas.
- Debes tratar de comenzar el día una vez que completes tu plan.
- Puedes dar una categoría y prioridad a cada tarea.
- Tómate cinco minutos antes de cada llamada o tarea para decidir el resultado que quieres obtener. Esto te ayudará a visualizar mejor el objetivo antes de que empieces.
- Tómate cinco minutos después de cada llamada o tarea para determinar si alcanzaste los resultados deseados.
- Evitar el Multi-tasking. Haz una sola cosa a la vez, hacer varias cosas a la vez no te hace ser más productivo.
- “Puedes hacer dos cosas a la vez, pero no puedes concentrarte de manera efectiva en dos cosas a la vez”. – Gary Keller
- Decir que NO. El Multi-tasking también puede ocasionarse debido a no saber decir que NO a las solicitudes de otras personas.
- Evita las distracciones que te puedan sacar de foco.
- No tomes el celular ante la primera notificación que recibas.
- Toma nota de lo que debes hacer y cargalo en un calendario para poder planificar su realización.
Tres áreas de la administración del tiempo
- Esta es una forma sencilla de entender las 3 áreas donde uno puede trabajar para mejorar la administración del tiempo.
1. ORDEN
- El orden es la parte operativa, todo comienza en este punto. Ser ordenado te ayudará a cumplir mejor tus objetivos.
- El desorden ocupa espacio físico y mental, esto hace que malgastes valiosos recursos mentales.
- Puedes seguir los siguientes consejos para mantener el orden:
- Crea tu lista de tareas.
- Utiliza una agenda para programar tus tareas.
- Pueden utilizar herramientas como el calendario de Outlook o Google.
- Emails.
- Mantené tus correos ordenados. No dejes tu bandeja de entradas con muchos correos sin leer (ordena o archiva).
- Rutinas.
- Crea rutinas de trabajo (reunión de equipo los viernes, llamar a un cliente los martes), esto te ayudará a ordenarte y a trabajar mejor.
- Todo debe estar anotado, sin tener todo anotado no vas a poder pasar al punto 2 PLANIFICACIÓN.
2. PLANIFICACIÓN
- La Planificación es la parte racional, piensa claramente a dónde quieres llegar, qué objetivos y metas tienes por cumplir, y luego ponle una fecha de realización.
“Esa es la diferencia entre un deseo y un objetivo. El objetivo es concreto y tiene fecha, sino es solamente un deseo”.
- Establecer prioridades sobre tus tareas.
- Focalizate en tus objetivos y tareas según tus prioridades.
- Capacitarte en la gestión de proyectos puede ayudarte a mejorar en tus planificaciones.
- Para mejorar en algunos aspectos, es necesario ponerle métricas al desempeño de tus procesos. Esto hará que sea medible y puedas realizar comparaciones que te ayuden a saber donde estás parado. Un ejemplo son los indicadores de gestión.
3. EJECUCIÓN
- La ejecución es la parte emocional, es en este punto donde aparecen las ganas, la procrastinación y el conflicto entre lo que tenes que hacer y lo que queres hacer.
- Respetá las prioridades y planificaciones realizadas anteriormente. No caer en la procrastinación.
- Evitar el Multi-tasking. Como se mencionó anteriormente, es la falsa ilusión de hacer varias cosas al mismo tiempo.
- Tener hábitos, es la contracara de la procrastinación. El hábito está muy asociado a la obligación. Aplicar hábitos les dará buenos frutos.
